ในปัจจุบันปัญหาต่าง ๆ ของการทำงานมีความซับซ้อนมากขึ้น โดยเฉพาะในกระบวนการทำงานภายในไซต์ก่อสร้าง ซึ่งทักษะการวิเคราะห์ปัญหาด้วย Why Why Analysis คือ พื้นฐานสำคัญและมีความเหมาะสมกับการแก้ปัญหาในกระบวนการดังกล่าวเป็นอย่างมาก การใช้ Why Why Analysis ส่งผลให้การแก้ปัญหาเป็นไปอย่างมีหลักเกณฑ์ มีความเป็นระบบ มีขั้นตอนและมีเหตุผลในเชิงวิทยาศาสตร์ จึงนับว่าการใช้ Why Why Analysis คือ “การป้องกันการแก้ปัญหาแบบไม่สมเหตุผล” ที่เกิดจากการนึกคิดเองของผู้ปฏิบัติงานไปด้วยในตัว ดังนั้นเพื่อให้ผู้ปฏิบัติงานเข้าใจการใช้ Why Why Analysis มาวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาให้ตรงจุด ผมจึงได้รวบรวมเนื้อหาและสาระที่น่ารู้ว่า Why Why Analysis คืออะไร มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง มาให้ทุกคนได้อ่านในบทความนี้แล้ว
การแก้ไขปัญหาด้วย Why Why Analysis คือ
Why Why Analysis คือ “การวิเคราะห์หาปัจจัยที่เป็นต้นเหตุที่แท้จริง (Root Cause) ซึ่งก่อให้เกิดผลกระทบหรือปรากฏการณ์ที่ไม่พึงประสงค์ขึ้น (Effect) ด้วยวิธีการอย่างเป็นระบบและเป็นขั้นเป็นตอน โดยไม่ให้เกิดสภาพการณ์ที่ตกหล่นและซ้ำซ้อน และไม่จินตนาการไปเอง” ดังนั้น Why Why Analysis เปรียบเสมือนการมองเห็น “ผลกระทบ” และ “สาเหตุ” ในบางประเด็น แต่ยังไม่ด่วนสรุปทันทีว่าเกิดจากสาเหตุใด แต่พยายามค้นหาข้อเท็จจริงที่ถูกต้องและสอดคล้องเพื่อค้นหาว่า “สาเหตุที่แท้จริงคืออะไร”
หรือให้ทุกคนเข้าใจอย่างง่ายๆ Why Why Analysis หรือ 5 Why คือ เครื่องมือวิเคราะห์หาสาเหตุที่แท้จริงของปัญหาด้วยการถามหาสาเหตุด้วยคำว่า “Why” หรือ “ทำไม” เพื่อหาว่าสาเหตุของปัญหามาจากอะไร และถามซ้ำเพื่อหาว่าทำไมสาเหตุดังกล่าวจึงเกิดขึ้นได้ โดยการตั้งคำถามซ้ำไปเรื่อยๆ 5 ครั้งหรือจนกว่าจะพบสาเหตุที่แท้จริงของปัญหา จนกระทั่งได้สาเหตุที่เป็นต้นตอของปัญหา โดยสาเหตุที่อยู่หลังสุดจะต้องเป็นสาเหตุที่สามารถพลิกกลับกลายมาเป็นมาตรการที่มีประสิทธิภาพหรือเป็นมาตรการป้องกันไม่ให้ปัญหาเกิดขึ้นซ้ำได้อีกนั่นเอง
ขั้นตอนทำ Why Why Analysis
ขั้นตอนทำ Why Why Analysis ประกอบไปด้วย
- ระบุปัญหาหลักที่ต้องการแก้ไข: เริ่มต้นด้วยการระบุปัญหาหลักที่ต้องการแก้ไขอย่างชัดเจน
- สอบถามที่ 1 (Why?) : สอบถามว่าทำไมเกิดปัญหานี้ขึ้น ซึ่งจะเป็นการค้นหาสาเหตุหลักที่เกี่ยวข้องกับปัญหา
- สอบถามที่ 2 (Why?) : ต่อมาสอบถามว่าทำไมสาเหตุที่ตอบมาจากขั้นตอนที่ 2 นั้นเกิดขึ้น ซึ่งจะเป็นการค้นหาสาเหตุย่อยที่เกี่ยวข้องกับสาเหตุหลัก
- ทำขั้นตอนที่ 3 จนกระทั่งได้สาเหตุหลักและสาเหตุย่อยทั้งหมด : ทำขั้นตอนการสอบถามสาเหตุย่อยต่อไปเรื่อย ๆ จนกระทั่งได้สาเหตุหลักและสาเหตุย่อยทั้งหมด (Why ที่ดีควรสอบถามให้ถึง 5 Why)
- หาวิธีแก้ไขสาเหตุหลัก : หลังจากได้สาเหตุหลักและสาเหตุย่อยทั้งหมดแล้ว จะต้องหาวิธีแก้ไขสาเหตุหลักเพื่อแก้ไขปัญหาให้หมดไป
- ดำเนินการแก้ไข : หลังจากได้วางแผนวิธีแก้ไขสาเหตุหลักแล้ว ก็ทำการดำเนินการแก้ไขเพื่อแก้ไขปัญหา
- ตรวจสอบผล : หลังจากดำเนินการแก้ไขแล้ว จะต้องทำการตรวจสอบผลเพื่อให้แน่ใจว่าปัญหานั่นได้คลี่คลายแล้ว
- ประเมินและป้องกันปัญหาเดียวกัน : หลังจากแก้ไขปัญหาแล้ว จะต้องประเมินว่าการแก้ไขนั้นเป็นไปตามที่คาดหมายหรือไม่ และควรมีการวางแผนการป้องกันปัญหาเดียวกันในอนาคต เพื่อไม่ให้เกิดปัญหาขึ้นซ้ำอีก
9 ข้อ ที่ต้องคำนึกเมื่อทำ Why Why Analysis
9 ข้อที่ต้องคำนึกถึงเมื่อทำ Why Why Analysis เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพสูงสุด จำเป็นที่จะต้องประกอบไปด้วยเทคนิคดังต่อไปนี้
- หาความชัดเจนกับปัญหา (Specification) และไม่เป็นนามธรรม
- การวิเคราะห์ต้องดูพฤติกรรมที่เกิดขึ้นจริง (3G)
- ต้องระวังต้นเหตุเทียมหรือต้นกำเนิดที่ไม่สมเหตุสมผล
- ต้องพิจารณาปัญหา (สาเหตุ) ให้รอบด้าน
- หลีกเลี่ยงสาเหตุจากสภาพจิตใจ (Emotional Cause)
- ต้นเหตุต้องนำมากำหนดเป็นมาตรการป้องกันปัญหาไม่ให้เกิดซ้ำ
- ไม่นิยมนำมาตรการแก้ปัญหามากำหนดเป็นต้นเหตุ
- ต้องตรวจสอบความสมบูรณ์ด้วย MECE Technique
- พิจารณาว่าสาเหตุใดควรเป็นต้นเหตุสุดท้าย
5 Gen ที่จะช่วยให้การทำ Why Why Analysis มีประสิทธิภาพมากกว่าเดิม
นอกจากการใช้ Why Why Analysis มาวิเคราะห์และแก้ไขปัญหาแล้วนั่น ยังมีอีกหลักการหนึ่งที่ยังสามารถช่วยให้การวิเคราะห์และแก้ไขปัญหามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งก็คือ “หลักการ 5 Gen” โดยประกอบไปด้วย Genba, Genbutsu, Genjitsu, Genri และ Gensoku โดยเฉพาะใน 3 Gen แรกที่จะให้ความสำคัญกับการดำเนินการค้นหาปัญหา เป็นการลงไปเห็นที่จุดเกิดเหตุของปัญหานั้นๆ เพื่อที่จะนำมันมาแก้ไขและปรับปรุงให้ดีขึ้น โดยในแต่ละหลักการมีความหมายดังนี้
- Genba คือ สถานที่จริง/หน้างานจริง หรือก็คือ การลงพื้นที่เพื่อค้นหาปัญหาจริง ๆ
- Genbutsu คือ สิ่งที่เป็นตัวปัญหาจริง หมายถึง การสังเกตหรือจับต้องสิ่งนั้น ๆ ที่กำลังจะถูกผลิตหรือกำลังถูกตรวจสอบนั่นเอง
- Genjitsu คือ สถานการณ์จริง หมายถึง เหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่เกิดปัญหาจริง
- Genri คือ ทฤษฎีที่ใช้ได้จริง หมายถึง หลักการที่ใช้ในการทำงาน หรือสมมุติฐานในการแก้ไขหรือตรวจสอบ
- Gensoku คือ เงื่อนไขประกอบที่เกี่ยวข้องจริง หมายถึง ข้อจำกัด ข้อตกลง หรือกฎที่บังคับใช้อยู่ในปัจจุบัน
ซึ่งเหตุผลที่ควรนำหลักการ 5 Gen มาใช้ด้วยนั้น ก็เป็นเพราะว่าการวิเคราะห์ด้วย Why Why Analysis ในอดีตมีข้อด้อยคือ ขาดการทวนสอบจากสถานที่จริง จึงทำให้เกิดการวิเคราะห์อยู่เพียงแค่บนโต๊ะทำงาน ทำให้ปัญหาจริงๆไม่ได้รับการแก้ไข ดังนั้น จึงต้องใช้หลักการของ 5 Gen เข้าไปร่วมด้วย โดยจะช่วยทำให้เราสามารถค้นหาปัญหาที่เรากำลังตามหาได้อย่างแท้จริงนั่นเอง
สรุป
จากบทความข้างต้น Why Why Analysis คือการถกถามหาปัญหาไปเรื่อยๆ เพื่อหาต้นเหตุของปัญหาไปจนกว่าจะเจอสาเหตุของปัญหาที่แท้จริง ซึ่งคำถามที่เกิดขึ้นอาจจะน้อยกว่าหรือมากกว่า 5 คำถามก็ได้ และในแต่ละคำถามอาจจะมีมากกว่า 1 คำตอบก็เป็นได้ ซึ่งจะช่วยทำให้เข้าใกล้ถึงปัญหาได้มากขึ้นจนสามารถจัดการกับปัญหาได้อย่างรวดเร็ว ถูกต้อง และตรงประเด็น
ซึ่งในปัจจุบันหลักการวิเคราะห์ด้วย Why Why Analysis ไม่ได้เป็นที่นิยมในวงการอุตสาหกรรมก่อสร้าง โรงงานผลิต หรือ โรงพยาบาล เท่านั้น แต่ยังมีหลาย ๆ องค์กรที่นำหลักการวิเคราะห์ด้วย Why Why Analysis ไปใช้และได้ผลตอบรับที่ดีเกินคาด ทั้งนี้ทุกคนสามารถนำหลักการวิเคราะห์ด้วย Why Why Analysis ไปปรับใช้ให้เหมาะสมกับองค์กรหรือบริษัทของคุณได้เช่นกัน
สุดท้ายนี้หากคุณไม่อยากพลาดข่าวสาร และสาระดี ๆ เกี่ยวกับอุตสาหกรรมก่อสร้าง สามารถติดตามบทความอื่น ๆ ได้ที่ EK CRANE เรามีอัปเดตสาระน่ารู้ใหม่ ๆ ให้อยู่เสมอ และสำหรับผู้ที่สนใจเช่ารถเครนทุกประเภท เอกเครน โลจิสติกส์ เราเป็นผู้นำด้านบริการเช่ารถเครนทุกขนาด ที่ใหญ่ที่สุดในประเทศไทย มีทีมงานตลอดให้บริการอยู่ตลอด สนใจสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่
- โทร. 02-745-9999
- Line: @EKCRANE
- E-mail: [email protected]
